7 funciones de Google Sheets para aumentar su productividad
Ahorrar tiempo, completar tareas fácilmente, trabajar de manera eficiente y maximizar la producción son parte de la productividad. Con estos varios Características de las Hojas de cálculo de Googlepuede aumentar su productividad y trabajar de manera más eficiente en sus hojas de cálculo.
1. Cálculos sin fórmulas
me gusta mirar cálculos en la barra de estado de Microsoft Excel, puede ver rápidamente la suma, el promedio, el mínimo o el máximo de un grupo de celdas en Hojas de cálculo de Google. Te da una manera fácil de ver cálculos sin añadir fórmulas que quizás no necesites en tu hoja.
EN RELACIÓN: Cómo ver cálculos básicos sin fórmulas en Google Sheets
Seleccione las celdas que desea calcular. Puede seleccionar una fila, columna, tabla, celdas aleatorias o una combinación.
Busque en la esquina inferior derecha de la hoja junto a Explorer. Verá la suma de las celdas seleccionadas.
Seleccione el cuadro que contiene la suma y elija otro cálculo o simplemente muéstrelos todos.
Además de los cálculos básicos mencionados, puede ver la cantidad de celdas seleccionadas y la cantidad de celdas seleccionadas que contienen números.
2. Estadísticas de columna para un análisis rápido
Es posible que tenga una columna en particular en su hoja que le gustaría analizar. Es posible que desee más que cálculos básicos para cosas como la frecuencia o la distribución. Puede utilizar la función Estadísticas de columna.
Para abrir la función, seleccione una columna y luego realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho y elija «Estadísticas de columna».
- Haga clic en la flecha junto a la letra de la columna y seleccione «Estadísticas de la columna».
- Navegue a Datos > Estadísticas de columna desde el menú.
Cuando se abra la barra lateral Column Stats, disfrute de una buena instantánea de los datos de su columna. Muestre una tabla de conteo o distribución, una tabla de frecuencia y totales para filas, celdas en blanco, valores únicosy cálculos.
Para cambiar de columna, use las flechas en la parte superior de la barra lateral. Para omitir filas, como encabezados de columnas, use los botones más y menos.
3. Explore sugerencias, acciones y gráficos
Si desea más información sobre toda su hoja en lugar de una sola columna, puede hacer un análisis rápido con la función Explorar.
EN RELACIÓN: Cómo crear gráficos instantáneos con la función Explorar de Google Sheets
En cualquier hoja de su libro de trabajo, simplemente haga clic en «Explorar» en la parte inferior derecha. Si desea obtener detalles sobre un rango específico de celdas, selecciónelas primero. Luego verá toneladas de detalles en la barra lateral del Explorador.
Muestre cálculos rápidos en la parte superior (para celdas seleccionadas), haga una pregunta sobre sus datos o use una sugerencia, aplique formato o insertar un gráfico.
Para ver fácilmente los detalles de la hoja, obtener información específica o agregar un gráfico, consulte Explorar.
4. Validación de datos para restringir entradas
No hay nada peor que datos incorrectos en su hoja. Con la función de validación de datos, puede restringir entradas con reglas para texto, fechas, números e incluso correos electrónicos.
Elija la celda o rango donde desea agregar la validación. Luego vaya a la pestaña Datos y elija «Validación de datos».
En la ventana emergente, confirme la celda o el rango, agregue criterios, elija una acción para datos no válidos y, opcionalmente, muestre el texto de ayuda. Presione «Guardar», luego pruebe su validación.
Ya sea que necesite un número entre 10 y 100, una fecha posterior al 1 de enero de 2022 o una URL válida, la validación de datos en Hojas de cálculo de Google puede garantizar que obtenga lo que necesita.
5. Listas desplegables para facilitar la entrada de datos
Otra herramienta útil para la entrada de datos es una lista desplegable. Puede utilizar la función de validación de datos anterior para crear lista desplegable opciones entre las que usted o su equipo pueden elegir.
EN RELACIÓN: Cómo crear una lista desplegable en Google Sheets
Seleccione la celda donde desea la lista y vaya a Datos > Validación de datos. Puede elegir entre un rango de celdas que contienen los elementos de la lista o ingresarlos usted mismo. Así que elija «Lista de un rango» o «Lista de elementos», luego agregue el rango de celdas o los elementos.
Complete los campos restantes para datos no válidos y apariencia según lo desee y haga clic en «Guardar».
Desde allí, usted o aquellos con quienes comparte la hoja pueden simplemente elegir una entrada de la lista. Usted puede también crear una lista desplegable dependiente en las hojas de Google para opciones de listado más avanzadas.
6. Filtra vistas para guardar filtros
Los filtros le brindan excelentes formas de refinar los datos que está viendo o analizando. Entonces, si constantemente se encuentra filtrando de la misma manera, puede guardarlo usando Vistas filtradas.
Filtra tus datos como lo harías normalmente. Luego use la flecha Filtrar vistas en la barra de herramientas o Datos > Filtrar vistas en el menú. Elija «Guardar como vista filtrada».
Cuando aparezca el borde negro alrededor de la hoja, asigne un nombre a la vista filtrada en la parte superior izquierda. Luego puede cerrar la vista usando la X en la esquina superior derecha.
Para acceder a la vista en cualquier momento, use la flecha Filtrar vistas en la barra de herramientas o vaya a Datos > Filtrar vistas en el menú y elija el nombre de vista Filtro.
Esta vista aparece para que pueda ver sus datos filtrados. Haga clic en la X para cerrar la vista cuando haya terminado.
Usted puede también crear una vista filtrada comience desde cero, realice cambios en uno y más. Consulte nuestro tutorial detallado de funciones para obtener más detalles.
EN RELACIÓN: Filtre los datos de Hojas de cálculo de Google sin cambiar lo que ven los colaboradores
7. Notificaciones de cambios en el libro de trabajo
Mientras puedas ver historial de versiones un libro de trabajo para ver qué han cambiado sus colaboradores, ¿por qué no simplemente recibir notificación si y cuando se hacen cambios? Puede configurar alertas de correo electrónico para esto.
Abra su libro de trabajo y seleccione Herramientas > Reglas de notificación en el menú. Elija «Agregar otra regla de notificación» en la ventana emergente.
A continuación, puede elegir cómo funcionan las notificaciones. Puede recibir un correo electrónico cuando se realicen cambios o cuando un usuario envíe un formulario de inicio de sesión. Entonces puede recibir el correo electrónico de inmediato o un resumen todos los días.
Seleccione «Guardar» y luego «Listo» cuando haya terminado. En el futuro, simplemente revise su bandeja de entrada para ver si hay cambios en Hojas de cálculo de Google en lugar de perder tiempo revisando el historial de versiones para ver si se han realizado cambios.
Con suerte, al menos una de estas funciones de Hojas de cálculo de Google lo ayudará a usted o a su equipo a mejorar su productividad.
EN RELACIÓN: 9 funciones básicas de Google Sheets que debes conocer
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