¿Son las reuniones virtuales de accionistas y consejeros de empresas la nueva normalidad?

La crisis económica mundial inducida por la pandemia de COVID-19 ha tenido un efecto devastador en las empresas de todo el mundo. Sin embargo, no poder operar tiendas, fábricas o brindar servicios en persona a los clientes hubiera sido peor si las empresas no hubieran podido continuar desempeñando sus funciones corporativas.

La mayoría de las decisiones clave, como reemplazar a un director o gerente general, aprobar las finanzas, extender los beneficios a todos los empleados durante los cierres o declararse en quiebra, requieren una reunión formal de gerentes, miembros de la junta directiva o accionistas. Estas reuniones solo pueden producir decisiones válidas que obliguen a la empresa si siguen estrictas reglas de procedimiento impuestas por la ley. En los últimos años, algunas economías, como Costa Rica, Vietnam y Pakistán, habían comenzado a crear el marco legal para reuniones y votaciones virtuales, pero esto no se consideraba una política prioritaria. La pandemia de COVID-19 ha cambiado esa percepción. Una vez que la pandemia haya pasado, las reuniones virtuales probablemente continuarán y podrían convertirse en la nueva normalidad.

La pandemia ha dejado al descubierto lagunas en los marcos legales que no prevén reuniones virtuales de juntas directivas y accionistas. Las reuniones virtuales son una oportunidad para mejorar el gobierno corporativo y la transparencia al fomentar una mayor participación de los accionistas en formas que los abogados no pueden, y al aumentar la comunicación entre los accionistas, la gerencia y los directores. Beneficios de la participación online en juntas de accionistas también incluyen costos operativos más bajos y una huella de carbono empresarial reducida.

TABLA 1 Los marcos legales en todas las economías de Asia oriental y el Pacífico permiten reuniones virtuales

_{Fuente: base de datos de Doing Business.
Nota: La muestra incluye 153 ahorros.}

El análisis transregional destaca que existe una adopción universal de reuniones virtuales dentro de los marcos legales de las economías de la región de Asia Oriental y el Pacífico (Tabla 1).

El 84% de las economías ahora permiten reuniones virtuales de accionistas, mientras que el 80% permite reuniones virtuales de la junta, según nuestros datos recopilados de 153 economías en 2020. Algunas de estas economías tenían marcos legales mucho antes de la pandemia, mientras que muchas adoptaron marcos legales que permitían reuniones virtuales como medidas de emergencia. La mayoría de las economías de ingresos altos de la OCDE y las economías de Europa y Asia central permiten reuniones virtuales. El nivel de adopción de reuniones virtuales en los marcos legales en América Latina y el Caribe, África subsahariana y el sur de Asia es mucho menor. En las economías de bajos ingresos, la adopción en los marcos legales es tan baja como el 64% para las juntas de accionistas y el 40% para las juntas de la junta.

FIGURA 1 Las economías de bajos ingresos tienen una menor adopción de reuniones virtuales en sus marcos legales

_{Fuente: base de datos de Doing Business.
Nota: La muestra incluye 153 ahorros.}

Muchas más economías de ingresos altos y medianos altos permiten reuniones virtuales en comparación con las economías de ingresos medianos bajos y bajos (Figura 1).

Desde el inicio de la pandemia, 45 economías han introducido disposiciones a través de legislación de emergencia para ampliar la capacidad de utilizar medios electrónicos y herramientas legales para permitir que las empresas celebren reuniones virtuales de accionistas, mientras que 26 introdujeron una disposición de este tipo para las reuniones de la junta. La mayoría de estas medidas de emergencia fueron instituidas por las economías de altos ingresos de la OCDE. De estos, algunos han adoptado disposiciones sobre reuniones virtuales solo como una medida temporal en respuesta a la pandemia de COVID-19. Por ejemplo, las juntas virtuales de accionistas han sido autorizadas temporalmente en Australia y el Reino Unido hasta el 31 de marzo de 2021, y están autorizadas en Austria, Alemania y Suiza hasta finales de 2021. ¿Se traducirán estas medidas temporales en regulaciones obligatorias para fomentar las reuniones? reuniones como una buena práctica para el futuro, está por verse.

GRÁFICO 2 Las economías de la OCDE de ingresos altos impusieron la mayoría de las medidas de emergencia

_{Fuente: base de datos de Doing Business.
Nota: La muestra incluye 152 ahorros.}

Si bien muchas economías se apresuraron a adoptar marcos legales que permitieran reuniones virtuales para mitigar las consecuencias de la pandemia de COVID-19, 69 y 84 economías, respectivamente, ya habían incorporado la práctica de juntas de accionistas y juntas de accionistas y administradores mucho antes de la pandemia. En Colombia, por ejemplo, la Ley No. 222 de 1995 autoriza la realización virtual de reuniones de personas jurídicas. Asimismo, las reuniones virtuales de accionistas están permitidas en otras economías, como Sudáfrica desde 2011, Turquía desde 2012, Costa Rica desde 2018 y Pakistán a través de la Ley de Sociedades de 2017 que permite a los miembros participar en una asamblea a través de un enlace de video. En Taiwán, China, la asistencia por teleconferencia o videoconferencia se considera asistencia en persona a las reuniones de la junta directiva y los accionistas. En Vietnam, se considera que un accionista ha participado y votado cuando asiste y vota a través de una reunión en línea, votación electrónica o mediante otro medio electrónico.

En muchas economías, la capacidad de celebrar reuniones virtuales se deja a la discreción de las empresas individuales. Incluso cuando la ley lo permita, las empresas deben incluir específicamente esta opción en sus documentos constitucionales. Sin embargo, con las recientes restricciones a los viajes y las grandes reuniones, las empresas que aún no habían permitido explícitamente las reuniones virtuales en sus documentos constitucionales, no pudieron celebrar una reunión y votar para cambiar sus documentos constitucionales. La pandemia ha puesto de manifiesto la miopía y la falta de preparación de estos marcos legislativos y su incapacidad para garantizar la continuidad empresarial en tiempos difíciles. Para abordar esta insuficiencia, la legislación de emergencia en Armenia, Dinamarca, Italia y otros países ha permitido a las empresas celebrar reuniones virtuales incluso sin una disposición explícita en sus documentos constitucionales, lo que hace que las reuniones virtuales sean temporalmente posibles durante la pandemia.

Si bien se pueden presentar argumentos sólidos a favor de la adopción de regulaciones que permitan las reuniones virtuales, debe hacerse con precaución. El es esencial para la democracia de los accionistas que los desafíos asociados con las reuniones virtuales, incluidos los mecanismos de representación, los procedimientos de votación y los procesos de participación de los accionistas, se aborden para aprovechar al máximo el potencial de las reuniones virtuales. Las empresas necesitan diseñar soluciones electrónicas que reproduzcan la responsabilidad cara a cara de la administración y garantizar que los accionistas no se vean privados de sus derechos. Por ejemplo, la Bolsa de Valores de Johannesburgo se ha asociado con Meeting Specialist, un proveedor de servicios, para permitir que los clientes se relacionen con los accionistas a través de reuniones virtuales. En Indonesia existe una plataforma similar, el sistema e-GMS. Una transición a reuniones virtuales debe garantizar que se satisfagan las necesidades de todos los mandantes de manera justa y equilibrada.